First Care is een familiebedrijf dat sinds 1996 veiligheidstrainingen en veiligheidsadvies verzorgt voor een breed scala aan organisaties. Met tien eigen trainers en klanten door heel Nederland verzorgen ze onder andere BHV- en EHBO-trainingen, ontruimingsplannen en certificeringstrajecten.
Veiligheid vraagt om meer dan alleen goede trainingen: het vereist overzicht, betrouwbaarheid en een strakke organisatie. Naarmate First Care groeide, werd die structuur steeds belangrijker. Die groei vroeg om grip en overzicht en precies daar werd Coachview onmisbaar.
De uitdaging: administratie die groei in de weg zat
Toen First Care steeds verder groeide, nam ook de administratieve druk toe. Planning, uitnodigingen, aanwezigheid en certificering werden lange tijd bijgehouden in Excel-bestanden en losse lijstjes.
“We deden het allemaal in Excelletjes en ingewikkelde queries. Dat werd chaotisch en foutgevoelig,” vertelt directeur Sander Scholten. “Zeker toen het aantal klanten en trainingen toenam, liepen we tegen de beperkingen aan.”
Vooral het plannen van trainers en het correct uitgeven van certificaten werd steeds kritischer.
“Als je planning niet op orde is, dan komt de hele organisatie in de knel. En certificaten maken en versturen moest gewoon makkelijker en beter vastgelegd worden.”
Het was duidelijk: wilde First Care blijven groeien, dan was een professionelere, digitale basis noodzakelijk.
De oplossing: Coachview als centraal systeem
Rond 2011 kwam Coachview in beeld, nadat intern was onderzocht welke oplossingen de markt bood.
“Een collega heeft dat destijds uitgezocht en Coachview kwam daar als beste uit,” aldus Sander.
De implementatie was gericht op overzicht en vindbaarheid.
“We hebben zoveel mogelijk ingericht met wat er al was, zodat dingen makkelijker te zoeken en terug te vinden werden.”
Daarbij was er intensieve begeleiding vanuit Coachview.
“We hadden een vast aanspreekpunt, dat heeft ons echt geholpen niet alleen bij de start, maar ook in de verdere ontwikkeling. In de jaren daarna hebben we steeds meer geautomatiseerd. Inschrijvingen lopen via de website rechtstreeks Coachview in, trainingen zijn gekoppeld aan e-learning en na afronding worden certificaten verstuurd.
Wat eerst allemaal handmatig ging, gebeurt nu grotendeels automatisch. Aanwezigheid, e-learning, competenties, dat wordt allemaal vastgelegd. Natuurlijk checken we het nog, maar het scheelt enorm veel tijd.”
Het resultaat: meer grip, meer klanten, minder rompslomp
Vandaag de dag vormt Coachview het hart van de organisatie.
“Alles wordt daarin gelogd. Het moet dus gewoon werken en dat doet het ook.”
Dankzij de gestandaardiseerde processen kan First Care efficiënter werken.
“We kunnen meer klanten helpen in dezelfde tijd, zonder extra mensen neer te hoeven zetten.” Dat maakt verdere groei mogelijk. Op de oude, handmatige manier was dit nooit gelukt. Dan hadden we boze klanten of boze medewerkers gehad, door alle administratieve rompslomp.”
Ook voor trainers en administratie brengt het systeem rust. De docentapp geeft realtime inzicht in aanwezigheid en voortgang.
“Dat wordt direct teruggekoppeld naar de administratie, waardoor trainingen sneller verwerkt kunnen worden.”
Coachview blijft bovendien een platform om op door te bouwen.
“We zijn continu bezig met procesoptimalisatie. We weten dat er nog meer mogelijk is en willen verder automatiseren ook richting onze klanten.”
Sander vat het samen:
“Coachview heeft ons geholpen om door te groeien, structuur aan te brengen en het werk beheersbaar te houden. Het is niet alleen een systeem, maar een randvoorwaarde geworden voor hoe wij als organisatie functioneren.”
