Al meer dan 10 jaar gebruikte Gelderpoort Coachview en ontdekte dat hun administratie in de afgelopen jaren erg complex was geworden. Verschillende uitzonderingen en handmatige taken kostten veel tijd. Lees hoe zij samen met Coachview de complete administratie hebben geoptimaliseerd en nu veel efficiënter werken. Ga zelf alvast eens aan de slag met enkele optimalisatie tips uit onze ‘Werkproces Masterclass’
Van handmatig werk naar een geautomatiseerd proces
Weinig automatisch en veel uitzonderingen
We gebruiken Coachview al sinds 2009, maar hebben nooit echt de tijd genomen om te optimaliseren. Dit schiet er door alle dagelijkse drukte echt bij in. We wisten van veel nieuwe functies niet dat deze bestonden. Hierdoor was onze inrichting verouderd, niet meer overzichtelijk en werkten we onnodig inefficiënt. We gebruikten Coachview alleen om opleidingen te plannen en voor een gedeelte van onze facturatie. Handmatige taken waren niet geautomatiseerd, omdat we veel uitzonderingen in opleidingen hadden die niet helemaal in Coachview pasten.
Sinds een aantal jaren werden uitnodigingen vanuit Coachview verstuurd (daarvoor per post). Mailen deden we zelfs vanuit Gmail. Ook leidinggevende van deelnemers moesten schriftelijk goedkeuring geven voor opleidingen. Door de groei van Gelderpoort, merkten we snel dat al deze handmatige taken veel tijd kostten en foutgevoelig waren. Dit is waarom we zijn begonnen met het standaardiseren van ons werkproces. Zo hebben we de inrichting van onze opleidingen aangepast waardoor we minder uitzonderingen hebben. Ook hebben we veel standaarddocumenten in Coachview gemaakt. Hiermee kunnen we bijvoorbeeld deelnemers automatisch uitnodigen of leidinggevende opleidingen laten autoriseren.
Complexe inrichting vraagt om zorgvuldigheid
Nadat we zelf de eerste verbeteringen hadden doorgevoerd, merkten we al snel dat onze hele inrichting van Coachview eigenlijk was verouderd. Dit maakte verder automatiseren ontzettend lastig. Dit kwam met name doordat onze cursussen en vakopleidingen werken met verschillende niveaus binnen dezelfde opleiding. Hierdoor was het een administratieve uitdaging dit goed in Coachview te verwerken.
Daarom hebben we ervoor gekozen om samen met Coachview in korte tijd intensief te optimaliseren. Tijdens dit traject hebben we tot in detail ons hele werkproces in kaart te gebracht. Dit kostte in het begin veel tijd, maar op deze manier wisten we wel precies hoe we ons unieke werkproces in Coachview konden verwerken én automatiseren. Samen met de kennis van Coachview hebben we onze hele omgeving op de schop genomen.
We zijn nog maar net begonnen
Iedere geïnvesteerde minuut, verdien je dubbel terug
Het succesvol inzetten van Coachview valt of staat bij vertrouwen en de wil om te optimaliseren of automatiseren. Het vertrouwen bij de backoffice dat Coachview altijd bereikbaar is en bovendien de juiste acties uitvoert zonder dat je dit hoeft te controleren. Hierbij is het superbelangrijk om écht te begrijpen hoe Coachview werkt en welke processen er allemaal aan elkaar zijn verbonden. Steek je energie in Coachview? Dan groeit het gebruikersgemak vanzelf. De tijd die je in het verdiepen en optimaliseren van Coachview stopt, krijg je dubbel en dwars terug in tijdswinst en meer overzicht.
Nu de optimalisatie met Coachview is afgerond, werken we écht een stuk efficiënter. Ons hele werkproces is nu een stuk duidelijker. Ook is de backoffice veel minder uitvoerend geworden, waardoor we veel tijd overhouden voor onze corebusiness. Toch zitten we zeker niet stil. Coachview blijft door-ontwikkelen en wij blijven ons werkproces optimaliseren. Ons uiteindelijke doel is om echt álle administratie naar Coachview te brengen. Dan krijgen we nóg meer overzicht en kunnen we veel verder automatiseren. In de toekomst willen we ook extra functionaliteiten inzetten. Met bijvoorbeeld de Docenten App wordt de communicatie met docenten veel gestroomlijnder, krijgen docenten meer inzicht in opleidingsgegevens en kunnen ze presentie registreren. Ook staat koppelen met AFAS hoog op het lijstje. Nog genoeg te doen dus!
