.png)
Hoe zorg je ervoor dat de organisatie van trainingen net zo professioneel en toekomstgericht is als de inhoud die je aanbiedt?
Voor de Trimbos Academie, onderdeel van het onafhankelijke wetenschappelijke Trimbos Instituut, werd die vraag steeds relevanter. Met een groeiend trainingsaanbod voor professionals in de mentale gezondheidszorg liep de administratieve organisatie steeds vaker tegen haar grenzen aan.
Hanneke Katsis-Bliekendaal, adviseur bij de Trimbos Academie, vertelt hoe de overstap van handmatig werken in Excel naar Coachview zorgde voor meer grip, minder foutgevoeligheid en vooral: ruimte om te innoveren.
Uitdaging
Trimbos Instituut is een onafhankelijk wetenschappelijk kennisinstituut op het gebied van mentale gezondheid, alcohol, tabak en drugs. Vanuit de Trimbos Academie worden trainingen verzorgd voor professionals, zoals medewerkers van GGZ-instellingen, verslavingsklinieken en rookstopcoaches.
Hanneke vertelt:
“Wij leiden professionals op, zodat zij onze kennis weer kunnen doorgeven aan hun cliënten.”
Achter de schermen verliep de organisatie van trainingen echter grotendeels handmatig.
“We deden alles nog in Excel. Mensen schreven zich in via de website, maar daarna ging het via csv’s en Excelletjes op en neer naar Moodle, naar andere systemen. Iedere verandering moest handmatig op zes verschillende plekken aangepast worden.”
Dit zorgde niet alleen voor veel extra werk, maar maakte het proces ook foutgevoelig.
“Als je op bepaalde personen op zes verschillende plekken iets moet wijzigen, dan gaat er ook wel eens wat mis. En dat wil je natuurlijk niet.”
Daarnaast kostte het enorm veel tijd:
“Het was gewoon heel veel handwerk. En die tijd hebben we eigenlijk niet meer. Bovendien is het zonde, als het niet hoeft.”
De wens was duidelijk: minder handmatig werk, minder foutgevoeligheid en meer ruimte voor innovatie.
Oplossing
Via universiteiten en hogescholen in Utrecht hoorde Trimbos over Coachview.
“Zij werkten ermee en hadden goede resultaten. Het scheelde heel veel werk. Toen dacht ik: dat wil ik ook wel eens proberen.”
Er werd een interne projectgroep opgezet met verschillende afdelingen, waaronder finance en ICT. Na een demo en inventarisatie van alle wensen volgde een implementatietraject van twee maanden.
“We hebben samen het implementatieproces gedaan. Coachview heeft geholpen met het inrichten op basis van onze behoeften.”
Na een testfase en een bewuste livegang rond de kerstperiode draaide het systeem vanaf januari 2025 stabiel.
De verwachtingen die Hanneke vooraf had, zijn waargemaakt:
“De verwachtingen die ik had, zijn echt uitgekomen. Ik hoef nu niet meer zes keer mensen heen en weer te schuiven. Het hele proces dat er automatisch achter zit, daar hoef je je geen zorgen meer over te maken. De facturering gaat ook automatisch.”
Ook de docentenapp wordt inmiddels intensief gebruikt:
“Die wordt door meer dan 80 docenten gebruikt. Ze kunnen deelnemers zien, wanneer ze ingepland zijn, waar ze moeten zijn en hoe laat. Dat werkt echt goed.”
Door de automatisering ontstond ruimte voor waar het écht om draait: inhoud en innovatie.
“We hadden tijd nodig om onze trainingen en e-learnings verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld met behulp van AI. Door alle handmatige processen had ik daar geen tijd voor. Nu kunnen we de tijd die we uitsparen gebruiken om onze trainingen te innoveren en beter te maken. Meer 2026 te maken.”
Resultaat
De grootste winst zit volgens Hanneke in de betrouwbaarheid en rust in het proces:
“De grootste uitdaging was om alle informatie op een goede manier bij de deelnemers te krijgen. Dat heeft Coachview echt opgelost. Iedereen krijgt nu standaard de juiste informatie. En alle wisselingen gaan automatisch goed.”
Wat eerst veel tijd kostte, verloopt nu gestructureerd en efficiënt:
“Het kostte ontzettend veel tijd. En als het niet hoeft, dan is dat gewoon zonde.”
Daarnaast heeft Coachview ook gezorgd voor een andere manier van denken binnen de organisatie:
“Je denkt meer andersom. Wat wil je eigenlijk bij de deelnemer hebben? Hoe kun je dat zo makkelijk mogelijk inrichten? In plaats van: zo gaat het nu eenmaal.”
Die omslag naar vooruitdenken is een belangrijk leerpunt geweest:
“Je moet met name vooraf goed nadenken over wat je wilt. Coachview dwingt je daar min of meer toe. En dat is meteen ook de grootste uitdaging.”
De samenwerking wordt daarbij ervaren als een continu samenspel:
“Wij voelen ons vrij om aan te geven waar wij behoefte aan hebben. Tot nu toe is dat echt goed opgepakt. Ik denk dat Coachview onze organisatie enorm heeft geholpen en dat het ons in de toekomst zal blijven helpen.”
Met minder handmatig werk, minder fouten en meer focus op innovatie is de Trimbos Academie klaar om haar trainingen verder te ontwikkelen, efficiënt ingericht en met de deelnemer centraal.
