Met zelfsturende teams een gemeente runnen vraagt een slimme kijk in opleiden. De twee dames die bij gemeente Hollandse Kroon het opleidingsinstituut runnen weten er alles van. Elke medewerker krijgt 1000 kronen, te besteden in een breed opleidingsaanbod van lean en mean werken, tot mindfulness. Hun instituut traint ruim 350 medewerkers en daarin doen de dames alles, behalve aan functienamen. Van administratie, inkopen tot luisteren naar de behoeften van collega’s. Coby Schoof over haar eerste ervaringen met Coachview.
Makkelijke keuze: Coachview
Voordat we in mei 2017 aan de slag gingen met Coachview, werkten we nog met een maatwerkpakket. We kregen steeds meer storingen omdat we meer en meer systemen koppelden, onze workflow was nog niet automatisch, maar dat was niet het enige. We wilden graag een opleidingsportaal waar zowel interne medewerkers, als inwoners van de gemeente konden inschrijven. Dat laatste kon gewoon niet in het oude systeem. Een collega heeft voor een jaar eerder uitgebreid onderzoek gedaan naar online cursusadministratie systemen. Omdat onze wensen hetzelfde waren hebben we de conclusie overgenomen. In mei wisten we dus; wij starten met Coachview. De start en de training vind ik zelf heel goed gegaan. We hebben ons bewust 1 op 1 laten trainen en daar ook extra in geïnvesteerd. We zijn graag van het snelle doorpakken. In zo’n groepstraining moet je toch wachten op het niveau van anderen. Wij kennen ons hele proces uit het hoofd, dus je weet wat je aan het doen bent.
Flink wennen, nu ideaal!
Het inrichten van een opleidingssoort vond ik in het begin veel werk. Vooral het verschil tussen de opleidingssoort en de opleiding. Toen ik dat door had werkte het ideaal! In totaal hebben we 5 maanden nodig gehad om het systeem te doorgronden. De goede klik met de helpdesk helpt ook. De persoon die ik vaak spreek snapt ons precies. Want de kennisbank vind ik te uitgebreid. Ik maak liever voor mezelf kort en krachtige lijstjes. Misschien een goede tip? Het Opleidingsportaal is met Single Sign On echt geweldig. Het was ook wennen. Het is iets minder speels en de notatie van het Kronen saldo is anders. Wel kan het vullen van het portaal, live, je ziet één op één de veranderingen in de backoffice aan de frontoffice. Dan hebben we twee tabbladen open. Coachview op de een, het portaal in de ander. Wat invullen in Coachview, checken we direct aan de voorkant! Werkt heel snel.
Van Outlook managen naar taken uitvoeren
Waar we echt op vooruit zijn gegaan is onze automatische workflow. Vroeger zetten we alle acties handmatig in Outlook. Nu is het of uitgevoerd, of staan er automatisch handmatige acties klaar op het dashboard. Super overzichtelijk en je weet precies waar je aan toe bent. Ook het uitschrijven naar de wachtlijst vind ik prettig. We zien direct hoeveel vragen open staan en of het interessant is om een extra opleiding in te kopen.
Een goed begin, is continu verbeteren
Omdat we pas 6 maanden klant zijn, merk ik ook wel dat ik nog veel zorgen uitspreek. Ik ben continu bezig met het verbeteren van mijn processen en dan loop ik weleens tegen iets dat nog niet automatisch werkt. Coachview staat dan altijd klaar om mee te denken. Het is soms zoeken in onze drukke agenda’s, maar we vinden altijd wel een moment om weer constructief aan de slag te gaan. Ik wil gewoon continu beter, dus jullie zullen nog vaak van mij horen, haha!”
