De 21e eeuw vraagt om hoogwaardig opgeleide professionals. Een leven lang flexibel leren staat hierbij voorop. Hogeschool Utrecht heeft daarom als strategische prioriteit het post HBO-onderwijs (non-degree onderwijs). Zo geven ze vorm aan hun maatschappelijke rol. “Met de implementatie van Coachview hadden we binnen 1 jaar grip én controle op inschrijvingen, opleidingen en de financiële administratie!”
Vergeleken met het regulier onderwijs spelen hier flexibelere processen die om de specifieke invulling vragen. Cruciaal vanuit HU was de mogelijkheid om Coachview te integreren met hun website ‘Werk en Studie’, het financiële systeem en het studentinformatie- en volgsysteem.
Van handmatig werk naar een geautomatiseerd proces
Een tweetal op te lossen problemen
Hogeschool Utrecht heeft veel ervaring met het opleiden van werkende professionals. Jaarlijks leiden ze 25.000 studenten op via deeltijd, duaal hbo, masters en vervolgopleidingen. Ieder in een andere fase van hun carrière, allemaal bezig met het verbreden en verdiepen van kennis en vaardigheden. Om dat voor elkaar te krijgen werkt elk instituut en faculteit continu aan de kwaliteit van hun dienstverlening. Dat vraagt veel van de logistieke ondersteuning en een duidelijke profilering van het aanbod.
Over die processen willen we in control zijn, zonder flexibiliteit voor de faculteiten en instituten uit het oog te verliezen. Om onze bedrijfsprocessen te optimaliseren zijn we daarom 5 deelprojecten gestart waaronder bedrijfsvoering. De speerpunten voor HU: uniform werken, efficiënt werken (operational excellence), klantvriendelijk, flexibiliteit en professionaliteit. Kortom het verkrijgen en behouden van meer grip en controle op de administratie van de non-degee opleidingen.
Oriënteren en selecteren
Hogeschool Utrecht heeft het selectieproces grondig aangepakt. De verschillende systemen die per faculteit werden gebruikt zijn bestudeerd en gedemonstreerd. Daaruit zijn de wensen gedestilleerd. Coachview bleek hier als spin in het web het meest bij aan te sluiten. Zij konden het complete logistieke onderwijsproces op uniforme wijze optimaliseren, met behoud van flexibiliteit voor het individu. Ook de koppeling met Osiris, het financiële systeem en onze website waren belangrijk.
We zijn nog maar net begonnen
Verloop van de implementatie
Toen de definitieve keuze op Coachview viel zijn direct alle gebruikers getraind. Coachview gebruikt de tactiek leren door te doen. Via gedetailleerde werkinstructies konden ze aan de slag. Medewerkers kregen daarbij ondersteuning van twee key-users. Zij bewaakten de beoogde uniformiteit en de efficiëntiewinst. Met succes! Binnen een half jaar liepen alle belangrijke logistieke processen van ruim 14 instituten rondom non-degree onderwijs via Coachview. Uiteraard zijn er leerpunten. Een daarvan was de aandacht voor de individuele wensen van eindgebruikers. Het systeem kon deze prima aan, maar dit ging ten koste van de uniformiteit en efficiëntie. De individuele aanpak hebben we daarom langzaam losgelaten, zodat Coachview breder toepasbaar werd.
Uniformiteit en integratie
HU heeft samen met Coachview ook het facturatieproces uniform gemaakt en geïntegreerd in het bestaande financiële systeem. Dit heeft gezorgd voor volledig inzicht en controle op de financiële stromen. Ook de laatste stap in het proces, aansluiting met het studenteninformatie en volgsysteem is gerealiseerd. De doelstelling was het krijgen van grip en overzicht op het non-degree onderwijs. In circa een jaar is het gerealiseerd. Hierin zijn alle belangrijke logistieke en administratieve processen optimaal afgestemd en aangesloten op alle systemen Een uniforme, efficiënte en stuurbare organisatie van non-degree onderwijs is het resultaat.
Grip & Controle
- Continu inzicht in aantal inschrijvingen per opleiding
- Gestructureerd opleidingsaanbod op website ‘Werk en Studie’, gekoppeld met opleidingsportaal Coachview
- Financieel overzicht en grip door integratie met DAX en directe terugkoppeling in Coachview
- Managementmodule: omzetgegevens per opleiding, per instituut of per faculteit
- Operationeel grip op leven lang leren door Osiris integratie
