Vol enthousiasme deelt Johan Steltman, Operationeel manager bij Kans², zijn ervaring met de overstap naar Coachview bij Kans². “Ik was net nieuw hier en via mijn vorige werkgever gewend om met Coachview te werken. Ik zag hoe repeterende administratieve handelingen handmatig werden verwerkt. Ik werd helemaal duizelig van alle Excel-lijstjes en -sheetjes toen ik hier net begon,” vertelt hij. Deze werden ingezet om de organisatie en administratie rondom de trainingen, e-learnings en coaching trajecten bij te houden. Johan concludeerde dat de huidige werkwijze niet meer prettig en overzichtelijk was.
Naast het reguliere trainingsaanbod (incompany en open inschrijving), biedt Kans2 ook maatwerk. Vanuit Utrecht starten zij maandelijks circa 20 nieuwe opleidingen en trainen zij gemiddeld zo’n 170 deelnemers per maand. Het Coachview opleidingsportaal gebruiken zij om het trainingsaanbod te tonen en verkopen op hun website. Een koppeling met betaalsysteem Mollie zorgt voor een vloeiend afrekenproces bij de inschrijvingen.
"Coachview brengt rust, controle en overzicht terug naar de backoffice van Kans2"
Dan heb ik lekker alles op één plek staan.
Presentie doorgeven via DocentApp
Voor Johan was al snel duidelijk dat Coachview ook bij Kans² het verschil kon gaan maken. “De software is toegespitst op de kernprocessen van opleiders. Zo zijn er templates voor presentielijsten en de lijsten worden automatisch op een door ons gekozen moment gestuurd naar de trainers. Op de trainingsdag geven zij eenvoudig de presentie van de deelnemers door via de DocentApp. Voorheen kostte dit ons best wat tijd en nu hebben we er geen omkijken meer naar.”
We spreken ook zijn collega Lindsey Derks, Coördinator trainingen. Zij zou het liefste de hele dag in de Planningsmodule van Coachview werken. “Elke ochtend start ik Coachview op en kijk ik even voor een dag of week vooruit voor de trainingen waar ik verantwoordelijk voor ben. Zo heb ik snel overzicht en kan ik bijvoorbeeld opmerkingen per dag plaatsen. Dan heb ik lekker alles op één plek staan. Eerst maakte ik nog veel notities in een los Excel bestandje: nu plaats ik super veel in de opmerkingen in Coachview, dan is het ook voor collega’s zichtbaar als ik er een dag niet ben of bijvoorbeeld thuis werk,” somt Lindsey op.
Meerwaarde in meedenken
Maar de meerwaarde zit voor Johan niet alleen in de software. “Bij Coachview wordt er echt meegedacht met de klant én ze kunnen er snel schakelen!” legt hij uit. “Zo wisten wij al snel dat we binnen een maand na ons eerste gesprek al wilden starten met Coachview. Ondanks die korte tijdsspanne was het wel mogelijk.”
Coachview is erg flexibel en geeft veel ruimte voor eigen beheer. Johan vindt de mogelijkheid voor het op- en af te schalen wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe medewerker start of bij langdurig verlof erg handig.
We hebben snel iemand aan de lijn met goede kennis van zaken
Gehele financiële proces
Naast de mogelijkheden voor organisatie en administratie die Coachview biedt, zet Kans² het pakket ook in voor het gehele financiële proces. “Niet alleen het geautomatiseerd aanmaken en versturen van facturen en betalingsherinneringen, ook de registratie van betalingen neemt Coachview ons uit handen,” aldus een enthousiaste Johan.
Helpdesk is een verademing
Johan blikt terug op het eerste jaar Coachview: “De helpdesk was een verademing, we hebben snel iemand aan de lijn met goede kennis van zaken. We worden vlot geholpen en we kunnen daardoor snel schakelen. Zo kun je na een belletje meteen weer door. Soms maken ze meteen á la minute kleine aanpassingen waar het nodig en mogelijk is. Ik ben erg blij met de overstap die we hebben gemaakt. ”
