Dat Coachview kan uitgroeien tot onmisbare schakel in een organisatie heeft ICT opleider SignOn met eigen handen ervaren. Als opleider verbetert en onderhoudt SignOn de ICTkennis van werkend Nederland op ieder niveau. Dit doet SignOn met enorm hoge mate van service. Ze zijn niet voor niets uitgeroepen tot beste opleider van Nederland. Hoe Coachview is uitgegroeid tot onmisbare schakel die iedere dag helpt de service van SignOn te verbeteren vertelt Eveline Kinsbergen, Accountmanager & Partner.
Groeien kan alleen met een stevige basis
We werkten in het verleden met een CRM tool om klantdata op te slaan en samen te werken binnen ons team. Dit systeem gebruikten we ook voor het plannen van opleidingen. Mails werden via Outlook verstuurd en facturen weer via een anderetool. Door onze groei werd de hoeveelheid handmatige taken enorm en verloren we door alle verschillende systemen het overzicht. We merkten dat onze administratie echt geoptimaliseerd moest worden om gezond te kunnen groeien. Hiervoor kwamen we, na het vergelijken van meerdere softwarepakketten, uit bij Coachview.
Van frustraties naar vertrouwen
“Coachview is geen systeem om er even bij te doen”.
Dit hebben we echt gemerkt in de beginfase. We wilden Coachview snel inrichten en gebruiken naast onze huidige werkzaamheden. Echter merkten we snel dat we hierdoor niet het maximale uit de software haalden. Hierdoor raakten we in de beginfase gefrustreerd met het systeem. Pas toen we de tijd vrij maakten en we Coachview echt centraal zetten in onze organisatie begon het enorme meerwaarde te krijgen. Doordat Coachview centraal staat in onze organisatie word je automatisch ook afhankelijk van een systeem. Hierdoor is vertrouwen essentieel. Vertrouwen dat Coachview altijd bereikbaar is. Maar ook vertrouwen dat bijvoorbeeld alle mails op het juiste moment worden verstuurd. En dat Coachview het duidelijk meldt, zodra er acties foutlopen. Zonder dit vertrouwen hadden we nooit het maximale uit Coachview gehaald.
Nu echt het hart van ons bedrijf
Nu we Coachview een paar jaar gebruiken, is het systeem niet meer weg te denken uit onze organisatie. Alle onderwijslogistieke processen vinden plaats in Coachview. Hierdoor hebben we altijd en overal het overzicht. We zien in een oogopslag welke taken er nog uitgevoerd moeten worden en welke opleidingen gepland staan. Coachview bespaart ons nu zeker 2 FTE. Taken die we voorheen handmatig uitvoerden, worden nu allemaal overgenomen door de software. Onze backoffice krijgt hierdoor veel meer een controlerende rol. Door Coachview is de administratieve druk op onze organisatie enorm afgenomen. Dit zorgt voor veel minder stress van taken die nog moeten gebeuren en maakt het werk weer een stuk leuker.
Efficiënt communiceren met onze trainers
Geweldig aan Coachview is dat ze net als ons blijven innoveren. Zo gebruiken wij sinds kort de nieuwe Docenten App. Hiermee is de communicatie met onze trainers veel gestroomlijnder en voelen trainers zich meer betrokken. Zo hebben trainers continu inzage in hun opleidingen. Meldt een cursist zich af waardoor de training te weinig deelnemers heeft en niet doorgaat? Dan zijn de trainers direct via de app op de hoogte. In het verleden was dit altijd een zwart gat.
We blijven stappen zetten
We blijven optimaliseren met Coachview. Zo passen we regelmatig bestaande processen aan om efficiënter te werken. Zeker in deze tijd, waar vanwege Corona veel lessen zowel klassikaal als online worden gegeven, moeten we continu onze processen blijven verbeteren. Zo hebben we tijdens de eerste Corona lockdown binnen één week onze processen omgegooid, om online opleidingen te geven. Ook hebben we nu een koppeling met EDU-DEX die weer enorm veel handmatig werk en dubbele registratie wegneemt.
