Op de werkvloer draait het om effectiviteit. Opleidingscentrum Haaglanden biedt dan ook vele cursussen om de efficiëntie in softwaregebruik sterk te vergroten. Vanzelfsprekend speelt effectiviteit ook in de eigen organisatie een grote rol. “Waarom moeilijk doen als het geautomatiseerd makkelijker kan?” Met die woorden koos directrice Marja Cousijnse in 2012 voor Coachview. Het resultaat: dagelijks meer doen met veel minder inspanning.
Voorheen kwamen we met Word en Excel een heel eind, alleen is het relatiebeheer erg beperkt en gingen opleidingsactiviteiten niet samen. Evalueren had niets te maken met factureren en debiteurenbeheer niets met het afdrukken van certificaten. Ze gebruiken wel continu dezelfde persoonsgegevens. Via Coachview knopen we deze gegevens nu aan elkaar en is de organisatie geautomatiseerd. We moesten ook wel, want klanten vroegen letterlijk: “Joh kunnen we anders gebruik maken van jullie administratiesysteem?”
Begeleiding inrichting en gebruik
Voor de livegang met Coachview startte we met een frisse blik op ons werkproces. De implementatie kostte hierdoor veel tijd en energie, inclusief flinke discussies. Best spannend! Je wil toch dat de investering iets oplevert. De trainingen en begeleiding rondom de implementatie vanuit Coachview hielpen daarbij goed. We stopten onze oude manier van werken en beheren nu vanuit één systeem de administratie van 6 verschillende opleidingsportalen van grote partijen als het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap en DUO.
Besparen door automatisering
Uitnodiging, bevestiging, reminder of een certificaat sturen, alles gaat nu zo goed als vanzelf. Binnenkort gaan ook evaluaties zonder handwerk de deur uit. De tijdbesparing is onvoorstelbaar. Ik bespaar al 40 uur per week op de backoffice uit. En mijzelf bespaart het 4 uur per week. Neem bijvoorbeeld factureren, dat kostte me een dag en nu een half uur! Niet alleen omdat Coachview technisch helpt. Het proces loopt gewoon beter en ik heb altijd de juiste gegevens bij de hand. In plaats van achteraf factureren sturen we de factuur nu van tevoren, worden we eerder betaald en is de financiële administratie op orde. Die winst is niet uit te drukken in uren, wel geweldig!
Compleet ontzorgen
Met een klein team zijn we gespecialiseerd in het ontzorgen van het hele opleidingstraject. We verzorgen alleen al voor het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap 13 trainingen voor ruim 3000 medewerkers. Hier komt enorm veel cursusadministratie bij kijken. Voor ons dagelijkse kost en via Coachview bieden we snel de service die de klant van ons verwacht. De klant houdt grip, kan zelf in Coachview en voorzien we van rapportages. Kijk dan ontzorg je de klant écht van a tot z.
Hoe zie jij vrijheid in opleiden?
Coachview betekent voor ons gemak, efficiëntie en overzicht. Stiekem kunnen we zelfs niet zonder en nemen er steeds een stukje bij. Nu kijken we uit naar het nieuwe automatisch roosteren. En dat is ook fijn, Coachview vraagt me actief mee te denken over de volgende stap van hun software en doen er echt iets mee. Heerlijk vind ik dat! We zijn erg blij met een systeem dat voor opleidingen is bedoelt.
